Geïnformeerd vertrouwen

Het begrip vertrouwen is een actueel thema. Zo riep koning Willem-Alexander op 30 april 2013 tijdens de inhuldigingsceremonie op te blijven werken aan wederzijds vertrouwen tussen overheid en burger. De democratie is gestoeld op vertrouwen tussen de overheid en de burger.

Volgens onderzoek van TNS Nipo daalt het vertrouwen in het kabinet Rutte-II, en breder in de overheid. Dit is op zich niet nieuw. De laatste kabinetten worstelen met een dalend vertrouwen van burgers. Ook bij gemeenten kan het vertrouwen onder druk komen te staan. Dit heeft gevolgen voor de drie rollen van een gemeenteraadslid: de volksvertegenwoordigende, de kaderstellende en de controlerende rol.

Werken aan vertrouwen met een vernieuwende overheid is het kernpunt voor de komende jaren. Het is nadrukkelijk ook het bindmiddel van een vertrouwensvolle organisatie. Daarbij gaat het om de juiste balans tussen vertrouwen en controle.

Voor geïnformeerd vertrouwen zal het instrumentarium voor planning en control gericht moeten worden ingezet, zonder te vervallen in controlitus. Met geïnformeerd vertrouwen wordt op basis van onderbouwde risico-inschattingen en gerichte informatie meer bereikt dan met controle om de controle. In de praktijk zijn planningen-control-systemen nogal eens gebaseerd op het uitgangspunt ‘vertrouwen is goed, controle is beter’.

Maar anderzijds is bij de totstandkoming van informatie nogal eens sprake van ‘blind vertrouwen’, zonder te toetsen of informatie betrouwbaar is. In een situatie van geïnformeerd vertrouwen, kunnen minder, maar wel vooraf met elkaar afgesproken indicatoren en informatieaspecten worden onderhouden. De verschillende partijen met ieders eigen rol (gemeenteraad, college, management, accountant en rekenkamercommissie) vinden elkaar dan makkelijker op basis van risico-inschattingen en een afsprakenset over gerichte informatie.

Uiteindelijk leidt een organisatie op basis van geïnformeerd vertrouwen tot vereenvoudigde en meer effectieve planning-en-control-rapportages. Meer voor de hand liggend is de stelling ‘vertrouwen en controle in balans is informatie’. De trust-rules kunnen bij de praktische toepassing een belangrijke rol spelen.

kernpunten trust-rules: 

  • Maak persoonlijk contact
  • Deinieer gezamenlijke doelen
  • Geef het goede voorbeeld ('tone at the top' (gemeenteraad, college, management))
  • Bouw vertrouwen op met goede en duidelijke regels
  • Geef elkaar verantwoordelijkheid en vertrouwen
  • Houd koers en bewaar de rust ook als er iets mis gaat
  • Zet in op geïnformeerd vertrouwen niet op blind vertrouwen
  • Ga mild om met misverstanden, maak korte metten met misbruik
  • Durf te experimenteren en leer van ervaringen

Volksvertegenwoordigende rol

Het is voor een burger van belang dat een raadslid in zijn volksvertegenwoordigende rol herkenbaar en voor de burger bereikbaar is. Hij of zij geeft daarmee het beste invulling aan vertrouwensrelaties. De burger benadert raadsleden over vergunningaanvragen, scheef liggende stoeptegels, gevaarlijke verkeerskruisingen maar ook met complexe vraagstukken over de bestuurlijke toekomst van een gemeente. 

Vergunningaanvraag

De vergunningaanvraag voor een bedrijfshal met bedrijfskantoor betekent voor de omwonenden een loods van grote omvang bijna in de achtertuin op de betreffende locatie. Het gaat daarbij om de afweging van het algemeen belang (in dit geval: werkgelegenheid) en particulier of lokaal belang (vergunningaanvraag met als gevolg een loods naast de deur).

Vergunningaanvragen voor bouwplannen van bedrijven die mogelijk overlast tot gevolgen hebben voor een particulier, liggen vaak gevoelig tot zeer gevoelig. De burger weet dan direct raadsleden te vinden, vooral als de problemen zich voordoen in de achtertuin van de burger.

Laatste strohalm
Een raadslid is vaak de laatste strohalm omdat burgers nogal eens het gevoel hebben niet serieus te worden genomen door de (lokale) overheid. Van belang is dan dat een raadslid verwachtingen richting de burger managet. Het college  is immers eindverantwoordelijk voor een vergunningaanvraag. Een raadslid kan op dit punt dan ook niets toezeggen of zelf regelen.

Door te luisteren en daarmee het onderhouden van een vertrouwensrelatie, kan een raadslid tot de conclusie komen dat de burger een breder vraagstuk, zoals milieuoverlast, veiligheid, de 24/7-economie, welzijn van mens en samenleving, etc. aan de orde stelt. Op deze vraagstukken van algemeen belang moet een raadslid zeker reageren, op basis van principes, en dit in de gemeenteraad laten agenderen om te bediscussiëren en kaders te stellen.

Een raadslid moet echter waken voor cliëntelisme of populisme door het doen van niet inlosbare beloften of simplificerende uitspraken. Wanneer het om een individueel belang van een burger of organisatie gaat, kan een raadslid aangeven waar en bij wie de burger of organisatie in de gemeentelijke organisatie moet zijn voor zijn vraagstuk.

Ook kan een raadslid een ambtenaar of collegelid vragen contact op te nemen met betreffende burger of organisatie. Maar een raadslid doet er niet verstandig aan om te zeggen dat hij het vraagstuk wel zal oplossen of dat hij een individuele casus in de gemeenteraad aan de orde zal stellen. Daarom is het cruciaal dat een raadslid weet waar en bij wie hij/zij met vragen en opmerkingen van burgers moet zijn in de gemeentelijke organisatie.

Geef een raadslid een communicatie- en actiestructuur mee, zodat een raadslid weet dat individuele vragen vertrouwenwekkend worden opgepakt en afgewikkeld, zodat een raadslid in het politieke debat zich kan richten op het algemeen belang. Dan ziet de burger dat het in het politieke debat om een afweging van algemene belangen gaat, terwijl aan de individuele vragen en opmerkingen ook aandacht wordt besteed en zo mogelijk worden opgelost. Dat schept vertrouwen.

Sturen op hoofdzaken

Raadsleden dienen vanuit het perspectief raad - college en vanuit de kaderstellende en de controlerende rol vooral te sturen op hoofdzaken: waar gaat het nu om? Aan de basis van sturen op hoofdzaken liggen vertrouwensrelaties tussen de betrokkenen.

Het vroegtijdig betrekken van de gemeenteraad bij kaderstelling wordt steeds belangrijker bij het invulling geven van de vertrouwensrelaties tussen de gemeenteraad, het college en het management.

De raad beperkt zich weliswaar tot de hoofdzaken, maar dan moeten de raadsleden wel vanaf het begin (vanaf de probleemstelling tot en met het kiezen uit alternatieven voor de oplossing en de definitieve besluitvorming) door het college en de ambtelijke organisatie in positie worden gezet. Van de ambtelijke organisatie wordt verwacht zij goed nadenkt over het besluitvormingsproces en de rol van college en gemeenteraad. Zij moeten nadenken over de kwaliteit van de bestuurlijke informatie: duidelijke probleemformulering, oplossingen aandragen met alternatieven met voor- en nadelen, een eventuele voorkeursvariant van het college en waarom, kort en bondig, met duidelijke beslispunten.

Om het vertrouwen tussen gemeenteraad, college en management te versterken, is het bij dossiers met hoofdzaken ondenkbaar dat de gemeenteraad hier pas bij wordt betrokken als een raadsvoorstel met definitieve besluitvorming wordt voorgelegd.

Meerjarige raadsagenda
Een belangrijk hulpmiddel om de kwaliteit van besluitvormingsprocessen van de gemeente te versterken, de gerichtheid van informatie te versterken en de gemeenteraad in de goede kaderstellende positie te zetten is een meerjarige (bijvoorbeeld vier jaar) raadsagenda.

In deze agenda worden de data van de vaste planning-en-control-documenten (kadernota, begroting, tussenrapportages en jaarstukken, meerjarenprogramma-grondexploitaties (MPG)) opgenomen, maar ook de data van beleidsnota’s, grote investeringsbeslissingen en grondexploitaties.

Gorinchem: Trechtermodel

Gorinchem heeft het trechtermodel bedacht voor het ontwikkelen en het evalueren van het beleid. Het trechtermodel is gericht op besluitvorming. Daarnaast wordt in toenemende mate gewerkt met zogenaamde themabijeenkomsten waarbij inhoudelijke onderwerpen op het terrein van wonen, zorg en financiën aan de orde komen.

Sinds kort is in Gorinchem een klankbordgroep Financiën, bestaande uit raadsleden, wethouder en ambtenaren actief waarin recentelijk bijvoorbeeld de uitgangspunten voor gemeentelijke garantiestelling in technische zin zijn besproken.

Dit heeft ertoe geleid dat het eindproduct raadsbeleidskader garantiestelling / uitgegeven geldleningen unaniem en met grote instemming in de raadsvergadering van maart 2013 is vastgesteld.

De gekozen werkwijze werd gewaardeerd omdat aan de voorkant van het beleidsproces de gemeenteraad en het college in positie zijn gebracht en gelegenheid is geboden om de vraagstelling en mogelijkheden inhoudelijk te bespreken.

Deze aanpak zal in Gorinchem bij meer onderwerpen worden toegepast. De gemeenteraad gaat dan ook zelf in nauw overleg met het college en de ambtelijke organisatie de onderwerpen bepalen die op deze wijze in het besluitvormingsproces worden gebracht.

Kiezen, sturen en vernieuwen

De oproep dat de gemeenteraad zich beperkt tot de hoofdlijnen van beleid, komt ook terug in het rapport 'Kiezen, sturen en vernieuwen' van waarnemend burgemeester Blase van de gemeente  Hardinxveld-Giessendam van december 2012.

Hij doet een aantal aanbevelingen aan het college en de gemeenteraad. Eén daarvan is om de spanning in de politieke cultuur effectief te maken en daarbij het initiatief van de gemeenteraad te versterken. De gemeenteraad neemt een actieve rol in het agenderen van de strategische vraagstukken waar de gemeente voor staat, zoals bezuinigingen, bestuursstijl en bestuurlijke oriëntatie.

Als raadslid in een eerder stadium betrokken is bij strategische beleidsvorming, draagt dat bij aan het bevorderen van het wederzijds vertrouwen tussen de fracties onderling en tussen de gemeenteraad en het college.

In een vroegtijdig stadium is de gemeenteraad inhoudelijk op de hoogte van bepaalde plannen, wordt de betrokkenheid vergroot en kunnen afspraken gemaakt worden over de informatievoorziening tussen de gemeenteraad en het college zodra de uitvoering start. De gemeenteraad kan dan ook tijdig loslaten.

De actieve rol van de gemeenteraad, de kwaliteit van het besluitvormingsproces en de kwaliteit van de bestuurlijke informatie versterken het geïnformeerd (gecontroleerd) vertrouwen.

De gemeenteraad beschikt daarbij over een scala van instrumenten (beleidsnota’s, moties, amendementen, rekenkamer, accountant). Bij met name de grondexploitaties moeten ingrijpende beslissingen worden genomen. Plannen moeten worden herzien of geschrapt, planningen worden aangepast en verliezen moeten worden geaccepteerd.

Dit beleidsterrein - naast die van de decentralisaties (AWBZ, Jeugdzorg en Participatiewet) - vereist bij gemeenten kwalitatief goede bestuurlijke informatie en een goed besluitvormingsproces. Het mooiste is als gemeenteraad en college ieder vanuit de eigen verantwoordelijkheid hiervoor zorg dragen.

Bergen op Zoom

Afgelopen drie jaar hebben de gemeenteraad en het college in Bergen op Zoom hard gewerkt aan de kwaliteit van de bestuurlijke informatie en de besluitvormingsprocessen in het bijzonder bij grote grondexploitaties.

Capelle aan den IJssel

In de gemeente Capelle aan den IJssel nam de gemeenteraad afgelopen jaar het initiatief om een bezuinigingstraject te starten waarbij de gemeenteraad de kwaliteit van het besluitvormings-proces en de bestuurlijke informatie sterk bepaalde.

Hardinxveld-Giessendam

In sommige gemeenten worden ook moties ingediend die uiting geven aan het versterken van de bestuurlijke informatie. In diverse gemeenten zoals de gemeente Hardinxveld-Giessendam is in een motie het college opgeroepen de financiële risico's van afwijkingen tussen plannen en realisatie bij de grondexploitaties in de reguliere planning- en-control-documenten explicieter op te nemen.

Bij al deze voorbeelden gaat het om het vertrekpunt van de gemeenteraad of een deel van de raad het geïnformeerd vertrouwen zichtbaar te versterken.

Lerende organisatie

Bij het opbouwen van geïnformeerd vertrouwen vanuit de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad spelen ook de accountant en de rekenkamer(commissie) van de gemeente een rol. Zij doen uitspraken over de kwaliteit van bestuurlijke informatie en kunnen de gemeenteraad daarmee meer zekerheid geven over de kwaliteit van de informatie die wordt gebruikt om besluiten te nemen en dus vertrouwen te geven of juist niet.

Hierbij gaat het in de toekomst ook meer en meer om niet-financiële informatie.
Hoe goed is die informatie om het geïnformeerd vertrouwen te laten functioneren? De accountant en de rekenkamer- (commissie) kunnen ook een rol spelen als we kijken naar een gezamenlijk leerproces van bestuur, organisatie en gemeenteraad. Zo kan standaard worden gerapporteerd over de stand van zaken met betrekking tot aanbevelingen van de rekenkamer- (commissie) en de accountant.

De resultaten van rekenkameronderzoek en accountantsonderzoek vormen dan een vaste bijdrage in het verwerven van inzicht in het versterken van het geïnformeerd vertrouwen door voortdurend de kwaliteit van bestuurlijke informatie en besluitvormingsprocessen bestuurlijk en ambtelijk te agenderen. Om een vertrouwensrelatie tussen de diverse betrokkenen te realiseren, staan de principes van de lerende organisatie centraal; er moet een cultuur zijn waarbij je mag leren van fouten. Overigens past daar in het kader van de trust-rules ook bij dat korte metten wordt gemaakt met misbruik.

Gorinchem

De rekenkamercommissie Gorinchem beschouwt zichzelf als een lerende organisatie. Dit krijgt vorm door het voeren van het gesprek met de fractievoorzitters over de onderwerpen en de onderzoeksopzet.

Het gaat dan vooral om onderzoeken van strategische aard die bijdragen aan sturing op hoofdzaken en die prioriteit hebben bij de raadsleden. Een goed voorbeeld is het onderzoek naar de drie decentralisaties in het sociale domein (september 2012) en het subsidiebeleid (juni 2013).

Uit de raadsdebatten blijkt dat er behoefte is aan onderzoeks-materiaal op deze terreinen om de kaderstellende rol goed te kunnen invullen. Het gaat dan niet om controle om te controleren, maar om de vraag: hoe komen we aan kwalitatief goede bestuurlijke informatie die essentieel is om de goede besluiten te nemen? Als dat lukt, ontstaat geïnformeerd vertrouwen.

Werken aan vertrouwen

Werken aan vertrouwen met een vernieuwende overheid is het kernpunt voor de komende jaren. Het gaat om ‘zeggen wat je doet en doen wat je zegt’. Vertrouwen is niet alleen essentieel in de samenleving en in de relatie tussen overheid en burger.
Het is nadrukkelijk ook het bindmiddel van een vertrouwensvolle organisatie.

Vertrouwen staat of valt met adequate informatievoorziening, investeren in het geven en nemen van vertrouwen, investeren in het verbinden tussen partijen waarbij snelle communicatiemiddelen niet worden geschuwd en investeren in goed
georganiseerde  besluitvormingsprocessen. Aandacht voor de onderlinge relaties (binnen het openbaar bestuur, en tussen de gemeenteraad, het college en de burgers) is daarbij cruciaal.

Geïnformeerd vertrouwen
Met geïnformeerd vertrouwen wordt op basis van onderbouwde risico-inschattingen en gerichte informatie meer bereikt dan met controle om de controle. Meer voor de hand liggend is de stelling: ‘vertrouwen en controle in balans is informatie’. De door het Rijk ontwikkelde trust-rules kunnen bij de praktische toepassing een belangrijke rol spelen.

Geïnformeerd (gecontroleerd) vertrouwen is ook een belangrijke pijler onder de rollen van raadsleden: de volksvertegenwoordigende, de kaderstellende en de controlerende rol. Raadsleden moeten vooral op hoofdzaken sturen. Aan de basis van daarvan liggen vertrouwensrelaties tussen alle betrokkenen.

Timon van Zessen is beleidscontroller, secretaris rekenkamercommissie, (tweede) loco griffier van de gemeente Gorinchem en raadslid van de gemeente Hardinxveld-Giessendam. Rein-Aart van Vugt is accountant bij Deloitte. Het artikel is op persoonlijke titel geschreven.

Trefwoorden: Tags: Organisatie; Economie

Uw bijdrage

Log in met om uw bijdrage te plaatsen.