Treasurers aan het woord

Wat is de rol van de treasurer? Wat vraagt haar aandacht? In een serie interviews vertellen treasurers uit de publieke sector over hun dagelijks werk. Aflevering 3: Gaby Mechelse, treasurer bij de gemeente Den Haag. Pas recent op deze post, geeft ze samen met adjunct-directeur Financiën Kavita Parbhudayal een korte- en langetermijnvisie. De luiken van de treasury staan meer open dan ooit, tegen  het sombere decor van de crisis, die begon in 2008 met vervolgens affaires als Landsbanki en Vestia. ‘Voor iedereen moet onze informatie toegankelijk zijn. Ik wil niet zeggen  in Nijntje- of Jip-en-Janneke-taal. Maar zó duidelijk dat iedereen het kan begrijpen. Ik ben redelijk pragmatisch ingesteld. Je hoeft je niet boven de mensen te stellen omdat je specialist bent.’

Gaby Mechelse-van Zandwijk was aanvankelijk taalwetenschapper. Daar zette ze een studie accountancy bovenop, vandaar achter haar naam CMA en ervoor drs. De combinatie van die twee lijkt het perfecte toegangsbewijs voor de nieuwe functie van treasurer bij de gemeente Den Haag. ‘Nieuw’ omdat na het vertrek van de vorige treasurer, begin deze zomer, het hoofd treasury mede verantwoordelijk is voor het financieel informatiemanagement.
Daarbij is de treasury gereorganiseerd.  Een omslagpunt, zo zegt zij, ontstond toen vanaf 2008 allerlei ontwikkelingen samenvielen. Den Haag kreeg haar portie mee van de drama’s in de financiële wereld. Het omvallen van Landsbanki, de derivaten van Vestia, grote bezuinigingen vormden het sombere decor van de crisis. Bij gemeenteraadsleden, het publiek en de media ontstond een veel grotere behoefte aan informatie over de risico’s van financiële transacties op het stadhuis.

Kerncijfers gemeente Den Haag

​Aantal inwoners juni 2013:507.507
​                                                                          ​                    
​Balans ultimo 2012:​€ 2,7 miljard
​Opgenomen leninge lang:
​- per 1 januari 2013:​€ 871 miljoen
​- verwacht einde 2013:​€ 867 miljoen
​Kort geld:
​- gemiddeld uitgezet in 2012​€ 212 miljoen
​- gemiddeld uitgezet januari t/m juni 2013​€ 50 miljoen
​-  gemiddeld verwacht januari t/m december 2013​€ 17 miljoen
​Begrotingstotaal​€ 2,1 miljard
​Kasgeldlimiet 2013: ​€ 180 miljoen
​(8,5% van het begrotingstotaal)

Forse veranderingen
Gaby Mechelse: ‘Er waren vele aanleidingen om het treasury-werk hoger op de agenda te krijgen. Voor iedereen moet onze informatie toegankelijk zijn. Ik wil niet zeggen in Nijntje- of Jip-en-Janneke-taal. Maar zó duidelijk dat iedereen het kan begrijpen. Ik ben redelijk pragmatisch ingesteld. Je hoeft je niet boven de mensen te stellen omdat je specialist bent. Wij komen dus van ons eiland af en gaan meer naar de mensen toe.’
Treasurer Mechelse werkte van najaar  2012 tot mei 2013 zij aan zij met haar vertrekkende voorganger. Er waren forse veranderingen op til. Bezuinigingen op de gemeentelijke organisatie waren de aanleiding om de werkzaamheden en omvang van de treasury onder de loep te nemen. Kavita Parbhudayal, adjunct-directeur Financiën en afdelingshoofd Planning en Control schetst de situatie: ‘Een onderzoek door het gespecialiseerde bureau Zanders bood kansen om de afdeling treasury opnieuw in te richten. Het wees de weg naar efficiënter werken omdat het vragen beantwoordde als: wat doen jullie, hoeveel mensen heb je nodig, met welke taakverdeling, welke functieprofielen. In dezelfde periode leverde de gemeentelijke onafhankelijke rekenkamer een kritisch rapport over de treasury, toegespitst op transparantie en bestuurlijke verantwoordelijkheid. Toen hebben we scherp gekeken naar nieuwe taakverdeling tussen front- en backoffice.’

Vaste treasury-paragraaf in begroting en jaarrekening

Met zes fte in plaats van negen, en fusie tussen twee afdelingen kon de nieuwe treasury aan de slag. Op aanraden van de rekenkamer kwam er snel meer aandacht voor informatie. ‘Een uitdaging’, in de woorden van B&W, juni 2012, reagerend op de rekenkamer: ‘De treasury-functie is complex en technisch, waarbij duidelijke informatievoorziening een relatief grote uitdaging is.’ Beloofd is een uitgebreide vaste treasury-paragraaf in de gemeentebegroting en in de jaarrekening. Voor het eerst te zien in de begroting 2013, die medio 2012 werd gemaakt. Gaby Mechelse:
‘We nemen de raad en ieder ander veel meer mee met onze informatie.’
Kavita Parbhudayal - dertien jaar werkzaam bij de centrale directie Financiën - ziet de informatiehonger bij de raadscommissie die Financiën doet, de Commissie Bestuur: ‘De leden zijn scherp. Het werk van de treasury staat sinds anderhalf jaar regelmatig op de agenda van de commissie.
Vroeger rapporteerden we eens per jaar dat we werkten conform de voor ons gestelde regels. We informeerden de raadsleden via begroting en jaarstukken, zoals over de contracten die we met IJsland hadden. We liepen helemaal in de pas met de regelingen die voor alle gemeenten golden. Die informatie was voor de raad voldoende. In al mijn jaren hier gebeurde het nooit dat er een vraag uit de raad kwam. Dat is nu gelukkig anders.’

Rekenkamer bepleit balansverkorting
De wethouder Financiën is de vaste gesprekspartner. ‘We monitoren en communiceren naar hem. Discussies over renteherzieningen of balansverkorting - waar ook de rekenkamer op hamerde - voeren we niet met de raad maar met de wethouder.’ Aan balansverkorting wordt gewerkt. Gaby Mechelse wijst op een actuele beslissing die het college nam en aankondigde in de recente Voorjaarsnota: het vervroegd aflossen van twee leningen, samen 105 miljoen euro. ‘Dat kost ons op korte termijn geld. De afkooprente voor vervroegd aflossen bedraagt 20 à 30 mil- joen euro. Maar het levert structureel aan rentebesparing 4 à 5 miljoen euro op.’ De beide financiële experts zijn trots op dit besluit, hoewel ze voorzichtigheidshalve toevoegen dat het plan in de begroting 2014 nog moet worden vastgespijkerd: ‘Daardoor hoeft Den Haag niet te bezuinigen op voorzieningen voor de burgers.’

Multidisciplinair groepje
De Haagse rekenkamer vond dat een onafhankelijke raad van advies met experts eigenlijk de treasury moet bijstaan in de miljoenen-besluiten die daar worden genomen; het college van B&W acht dat niet nodig. Wat zegt Gaby Mechelse daarover? ‘Wanneer je op een punt komt of je een project wel of niet moet doen, dan is het voorstel al door veel gremia heen geweest. Bovendien: we vormen per geval een multidisciplinair groepje om voors en tegens te bespreken en risico’s boven water te krijgen. Wij hebben onze interne accountantsdienst, er zitten experts bij diensten als Stedelijke Ontwikkeling, we hebben op dagbasis contact met BNG Bank. Daaruit putten we onze kennis. We wisselen met deze partijen uit of we wel alles in de smiezen hebben. Externe adviespartijen worden pas bijgeschakeld als dit niet het geval is.’
Ze vertellen dat BNG Bank onlangs na een aanbesteding het huisbankierschap van de gemeente Den Haag heeft gewonnen voor een periode van vijf maal twee jaar. Voorheen had Den Haag drie bankiers: ING, RBS en BNG Bank. Botst dat niet met het aandeelhouderschap in BNG Bank? Den Haag bezit immers 2,3 procent van de aandelen. Kavita Parbhudayal: ‘Alles rond het aandeelhouderschap berust bij de afdeling Deelnemingen van Financiën. De betalings- en leenkant zit bij Gaby, bij de treasury. Duidelijk gescheiden.’

Alleen de grote brokken
Een bijzonder aspect van de Haagse situatie, zeggen zij, schuilt onder andere in de taken die de treasury krijgt door in-house-banking. Daarin bekleedt ’Den Haag met een enkele andere gemeente een unieke positie. Kavita Parbhudayal: ‘We beheren hier alles centraal. Er heeft bovendien een professionaliseringsslag plaatsgevonden richting de diensten. Wij verrichten centraal de liquiditeitsprognoses, zij doen dat niet meer elk voor zich waarna zij ons hun rapport toezonden. Nee, we willen nu alleen de grote brokken, de data van de grote te verwachten ontwikkelingen en betalingen, en wij maken de inschatting van de benodigde middelen. Over kort en lang geld beslissen we hier op het stadhuis. Over salarissen, subsidies, bijstandsuitkeringen buigen we ons niet, dat is 1,5 miljard van vijf diensten, dat weet je van tevoren. Maar het gaat om grote projecten. Die zitten vooral bij de Dienst Stadsbeheer (de infrastructuur), de Dienst Stedelijke Ontwikkeling en de recent ontstane Centrale Vastgoedorganisatie die alle gemeentelijke panden beheert. Als inhouse-bank verstrekken wij intern leningen tegen een vaste rente. Daarover is geen discussie.’

Tijdig advies vragen moet automatisme worden

Het aantrekken van leningen gebeurt centraal. Dat zal de diensten niet altijd enthousiasmeren. Gaby Mechelse zet daar tegenover dat de klanttevredenheid heel hoog bleek bij een zeer recent onderzoek: ‘Gemiddeld krijgen we een 9,25’, zegt ze met een lach. ‘Onze klanten, dat zijn de controllers en de financiële mensen bij de diensten, gaven enkele malen een 10, het hoogst mogelijke. Het laagste cijfer was een 6.’
Van wie komt die lage waardering? Gaby Mechelse: ‘Van Dienst Stadsbeheer. Daar ga ik snel praten. Want ik wil als nieuw hoofd alleen maar verbeteren, de dienstverlening op een hoger plan brengen. Mijn motto is: kom ruim van tevoren met je plannen naar ons toe, en kom niet met vragen over financiering op het laatste moment, als je je hele plan al rond hebt. Wij willen een degelijk advies geven en  dat kost tijd. Ik wil een natuurlijker stap bevorderen naar het concern toe, het moet een automatisme worden dat mensen tijdig bij ons een advies komen vragen. Dat is bestuurlijk ook van belang.’

Spuiforum en Rotterdamsebaan Deze zomer zindert door Den Haag de discussie over het Spuiforum: de sloop van theater- en muziekgebouwen en nieuwbouw midden in de stad, ‘een nieuw Haags icoon’ zoals B&W aan de raad hebben voorgesteld. Wordt de treasury daar in deze fase nog bij betrokken?
Kavita Parbhudayal: ‘Zodra de politieke discussie begint, is het voor de treasury allang klaar. De afdeling Concern Planning en Control heeft financieel, technisch en administratief de budgetten en risico’s gemeten en prijsindexaties gegeven. Er zijn meer grote projecten waarmee Den Haag te maken heeft. Het Spuiforum is politiek een groot issue geworden. Maar voor ons is de Rotterdamsebaan een veel forser project: met die wegaanleg is een vier maal groter budget gemoeid, circa 600 miljoen, waarvan de gemeente Den Haag 160 miljoen betaalt.’
Gaby Mechelse: ‘Wij hebben gecalculeerd, en het is vervolgens out of our hands. Dan neemt de politiek bij grote projecten een afgewogen besluit op basis van het totale plaatje.’

Trefwoorden: Tags: Organisatie; Financiering

Uw bijdrage

Log in met om uw bijdrage te plaatsen.