Inzet kenniscoaches in watersector effectief

In dit artikel kijken Gert Dekker en Hugo Gastkemper terug op het ontstaan, de doelstelling, invulling en het resultaat van het programma kenniscoaches.

Gemeenten en waterschappen zorgen samen voor het omgaan met water in de bebouwde omgeving. Gemeenten zamelen huishoudelijk en bedrijfsafvalwater in en transporteren dit afvalwater. Waterschappen zuiveren het afvalwater. Gemeenten en waterschappen maken soms afzonderlijk en soms gezamenlijk keuzes over hoe om te gaan met afvloeiend hemelwater, grondwater en oppervlaktewater.

Door de rioolstelsels en rioolwaterzuiveringen (RWZI) optimaal te benutten, zorgen zij dat het grond- en oppervlaktewatersysteem en de openbare ruimte niet onnodig worden belast. Daarnaast leveren drinkwaterbedrijven drinkwater aan burgers en bedrijven. Het gebruikte drinkwater wordt als afvalwater afgevoerd via de riolering naar de RWZI. In beleidstermen worden deze activiteiten in de bebouwde omgeving geduid als de waterketen of het stedelijk watersysteem.

Bestuursakkoord water
In 2011 hebben het Rijk en de koepels van provincies, gemeenten, waterschappen en drinkwaterbedrijven afspraken gemaakt over een doelmatiger waterbeheer in het bestuursakkoord waterEen beschrijving van het bestuursakkoord vindt u in het tijdschrift voor Watergovernance: G. Dekker en H. Havekes: “Een nieuwe Governance van het waterbeheer; het bestuursakkoord water”
(jaargang 1, nummer 1 dd. juli 2011). Van de vijf onderdelen van het bestuursakkoord richt zich er één op de waterketen. De doelstelling van het onderdeel waterketen uit het bestuursakkoord is drieledig:
1. Het realiseren van kostenbesparingen van structureel € 450 miljoen op de jaarlijkse kosten in 2020 (minder meer);
2. Het verminderen van de kwetsbaarheid;
3. Het vergroten van de kwaliteit van dienstverlening, beleidskeuzes en het innovatievermogen.

Het bestuursakkoord lijkt in eerste instantie alleen een bezuinigingsdoelstelling in crisistijd. Toch blijkt het akkoord, als je iets verder kijkt, een logische en volgende stap te zijn in een fundamentele beleidswijziging naar een nieuwe aanpak en werkwijze in het beheer van de waterketen, die in 2009 met de inwerkingtreding van de Waterwet is ingezet, namelijk: afstemming en samenwerking op de snijvlakken van overheidsorganisaties en hun verantwoordelijkheden.

De essentie voor het realiseren van de doelen in het bestuursakkoord water bestaat uit twee pijlers:

• Kennisontwikkeling en -doorwerking
• Verandering van cultuur en werkwijze (van norm naar effect), waarbij kosteneffectiviteit en lokaal maatwerk sleutelbegrippen zijn.

Intensieve samenwerking tussen gemeenten onderling en tussen gemeenten, waterschappen en drinkwaterbedrijven is een belangrijk middel om de veranderingen die het bestuursakkoord in zich heeft, vorm te geven.

De partijen van het bestuursakkoord water zetten zich sinds de ondertekening ervan in om de regionale samenwerking te ondersteunen. Op nationaal niveau zijn de doelstellingen op hoofdlijnen geformuleerd in het bestuursakkoord, de uitwerking ervan is regionaal maatwerk. Hiermee wordt maximaal ingezet op het benutten van de eigen kracht van de decentrale overheden.   

Uitvoering bestuursakkoord in volle gang
De regionale uitwerking van de afspraken in het bestuursakkoord water zijn in volle gang. Er zijn regionale samenwerkingsverbanden ontstaan tussen gemeenten, waterschappen en drinkwaterbedrijven met een landelijke dekking. Zonder uitzondering wordt in elke regio samen gewerkt aan de uitvoering van beheertaken in de waterketen en het stedelijk waterbeheer. Het tempo en de invulling verschillen per regio. Eind 2016 lag de realisatie van de doelstellingen uit het bestuursakkoord in 2020 in het verschiet (Zie VNG-ledenbrief).

De uitdaging voor gemeenten, waterschappen en drinkwaterbedrijven is om binnen de geldende beleidsvrijheid en op basis van gelijkwaardigheid de beschikbare kennis en kunde te bundelen en te benutten. Dit is de basis voor 'de goede dingen goed doen'. Dat lijkt eenvoudig, maar in de praktijk blijkt het complex en veeleisend. De waterketen is inhoudelijk ingewikkeld door de rol van het regenwater en de relaties met de openbare ruimte en het grond- en oppervlaktewatersysteem. Bovendien maken de verschillende perspectieven en belangen van mensen en organisaties het uitwerkingsproces complex.

Samenwerken is bovendien mensenwerk, de onderlinge relatie tussen mensen kan bepalend zijn voor de effectiviteit van het samenwerkingsproces. Het erkennen van elkaars belangen, transparantie, een open communicatie tussen mensen en vertrouwen zijn hierbij cruciaal.

Kenniscoaches waren een van de 'instrumenten' ter ondersteuning van gemeenten, waterschappen en drinkwaterbedrijven bij de uitwerking van de doelstellingen van het bestuursakkoord water. De kenniscoaches werden voor het eerst geïntroduceerd in de kennisstrategie van Stichting RIONEDKennisstrategie voor doelmatig stedelijk waterbeheer, Stichting RIONED 2011. Stichting RIONED is de koepelorganisatie voor stedelijk waterbeheer en riolering in Nederland. In RIONED participeren alle professioneel betrokken partijen: overheden (gemeenten, waterschappen, rijk en provincies), bedrijven (leveranciers, adviesbureaus, inspectiebedrijven en aannemers) en onderwijsinstellingen..

De achterliggende gedachte was om de direct betrokkenen positief te stimuleren, dichtbij de primaire activiteiten. Het was een interventie gericht op het ondersteunen en versterken van de regionale samenwerking, naast de reguliere middelen, zoals handreikingen, best practises en websites. VNG, UvW en VEWIN hebben het initiatief omarmd. Stichting RIONED heeft het programma kenniscoaches in de periode 2012-2016 uitgevoerd.

Kenniscoaches
Kenniscoaches zijn ervaren professionals die werkzaam zijn in de sector, met een brede ervaring in het stedelijk waterbeheer en kennis van verander- en samenwerkingsopgaven. Een kenniscoach ondersteunt door verhelderende vragen te stellen, ideeën aan te dragen, feedback te geven en (water)partijen te verbinden. Hiermee kan een kenniscoach met zijn of haar ervaringskennis de gezamenlijke uitwerking een stap verder brengen.

Kenniscoach = kennis + coaching. Kenniscoaches doorgronden het speelveld, het spel en de spelers. Hun houding is kritisch-opbouwend. Een kenniscoach is een katalysator en geen adviseur die met kant en klare oplossingen komt. De professionals in de regio blijven zelf verantwoordelijk voor de aanpak en inhoudelijke invulling ervan en maken met hun eigen kennis en ervaring de keuzes in het uitwerkingsproces. Een kenniscoach helpt daarbij.

De term kenniscoach is bewust gekozen. De term heeft een spanning in zichzelf door de combinatie van kennis en coaching. De ervaringskennis van een kenniscoach is van belang om een serieuze gesprekspartner te kunnen zijn van de professionals bij gemeenten, waterschappen en waterbedrijven in de regio. Tegelijkertijd is de uitdaging om niet met kant en klare oplossingen te komen, maar om de regio altijd zelf eigenaar van de oplossing te laten zijn. Dat vraagt om een coachende aanpak in plaats van een aanpak gericht op concrete adviezen.

De kenniscoaches waren werkzaam bij één van de partijen die het bestuursakkoord water hebben ondertekend en vervulden de rol naast hun huidige baan (o.a. bij het rijk, gemeenten en waterschappen). Dit was een belangrijke voorwaarde van de partijen van het bestuursakkoord water. Het programma moest voor en door de sector zélf worden opgezet en ingevuld. De consequentie hiervan was dat externe adviseurs (zzp-ers en werknemers van advies- en ingenieursbureaus) niet in aanmerking kwamen voor de rol van kenniscoaches. Dit leidde bij advies- en ingenieursbureaus tot onbegrip en weerstand. Met name de mogelijkheid van het inzetten van (collegiale) technisch inhoudelijke kennis (expertkennis) werd gezien als oneigenlijke concurrentie. Bij het uitwisselen van ervaringskennis op het gebied van regionale samenwerking was dit niet het geval.

Het ministerie van Infrastructuur en Milieu ondersteunde het programma kenniscoaches financieel in de vorm van een subsidie. Dat ging overigens niet zonder slag of stoot in een tijd van bezuinigingen. De ambtelijke wil was groot om het programma in te stellen. Het ministerie van Infrastructuur en Milieu vergoedde de helft van de kosten voor de inzet van kenniscoaches. De andere helft van de kosten werd betaald door een regio zelf. De bijdrage van het ministerie was gemaximeerd op 15 dagen per regio van samenwerkende partijen. De inzet van een kenniscoach was laagdrempelig. Er waren bewust geen uitgebreide verantwoording en rapportages aan verbonden.

Programma kenniscoaches in de praktijk
Het programma kenniscoaches startte in het voorjaar van 2012 met een werving- en selectieprocedure. Ondersteund door een coaching bureau heeft Stichting RIONED een gecombineerde opleiding- en selectiedag georganiseerd. Met een vacature werden professionals bij het Rijk, gemeenten, waterschappen en waterbedrijven actief uitgedaagd om te “solliciteren” op de rol van kenniscoach. Op basis van een eerste selectie werd een groep van circa 30 professionals uitgenodigd voor de opleiding- en selectiedag.

De bijeenkomst was gericht op leren en het gevoel van veiligheid voor de deelnemers was daarbij een belangrijk aspect. Ook de zorgvuldigheid en transparantie in de selectieprocedure was van groot belang. Het netwerk van ambtenaren in het stedelijk waterbeheer is relatief klein en veel professionals kennen elkaar. Ook na de selectieprocedure komen de deelnemers elkaar en Stichting RIONED weer tegen in het netwerk. Aan het eind van de opleidings- en selectie dag werd een groep van 15 kenniscoaches geselecteerd en benoemd o.a. op basis van beschikbare kennis en coachende vaardigheden.

Opleidingstraject gericht op coachende vaardigheden
Een tweede stap in het programma was een opleidingstraject gericht op coachende vaardigheden. Stichting RIONED heeft een opleidingstraject van 4 lesdagen en een intervisietraject geïnitieerd en georganiseerd, ondersteund door een coachingbureau. Tijdens de opleidingsdagen kwamen de volgende aspecten aan bod:

• Inzicht krijgen in de persoonlijke communicatiestijlen, -valkuilen en interactiepatronen;
• Trainen van verschillende gesprekstechnieken, zoals Luisteren-Samenvatten-Doorvragen, interveniëren, feedback geven;
• Instrumenten gebruiken om inzicht te krijgen in de manier van communiceren, zoals kernkwaliteiten, Belbin en Transactionele Analyse;
• Inzicht krijgen in en werken met vergadertechnieken, oplossingsgericht overleggen en structuurinstrumenten.

Beeldvorming rondom programma en kenniscoaches
Vervolgens werden kenniscoaches actief ingezet. Stichting RIONED speelde hierbij een stimulerende rol en ging actief de dialoog aan met de circa 50 regio’s van samenwerkende gemeenten, waterschappen en drinkwaterbedrijven over de mogelijke inzet van kenniscoaches. Ook werd een brochure ontwikkeld, een website ingericht en werden regelmatig presentaties gehouden op landelijke en regionale bijeenkomsten. In de brochure en op de website werden foto’s en inspirerende quotes opgenomen van de 15 kenniscoaches.

Met deze gerichte acties werd het programma kenniscoaches breed in de sector geïntroduceerd. Naast het uitdragen van een zorgvuldig gekozen verhaal over de kenniscoaches door Stichting RIONED deden de kenniscoaches zelf ook hun werk. In hun eigen netwerk werd het programma gepromoot en toegelicht. De beeldvorming over de rol van kenniscoaches in de sector kwam hiermee tot stand. Wat hierbij een belangrijke rol heeft gespeeld, was de beeldvorming over de 15 personen zelf. In een relatief kleine sector kennen mensen elkaar en ook de 15 kenniscoaches waren dus voor een deel van de doelgroep bekenden. Het dagelijks werk van de kenniscoach en ervaringen uit het verleden spelen daarmee ook een rol in de beeldvorming over de rol van kenniscoach en het programma.

Vraaggestuurd programma
Het programma van de kenniscoaches was vraaggestuurd. Dat betekent dat een regio van samenwerkende partijen zelf bepaalde of een kenniscoach werd ingezet en met welke vraag. Voorwaarde was wel dat de vraag paste bij en bijdroeg aan het realiseren van de doelen van het Bestuursakkoord Water.

Bij het uitwerkingsproces van het BAW gaat het om de juiste balans tussen inhoudelijke (kennis) en procesmatige aspecten (cultuur van samen werken). De opzet van het programma in 2012 en de term kenniscoach sloot hierbij aan en was bewust gekozen. De praktijk leert dat bij het een traject er meer nadruk lag op de inhoudelijke ervaringskennis en bij het andere meer de nadruk op de procesmatige kennis.

Het programma kenniscoaches liep van 2012 tot en met 2016. De afgelopen jaren zijn er 21 trajecten uitgevoerd, waarbij een kenniscoach werd ingezet. De ervaring van de opdrachtgevers was positief (zie kader hieronder). De inzet blijkt daadwerkelijk het effect te hebben van een versnelling van het uitwerkingsproces.

Bij de opzet van het programma kenniscoaches in 2011 was het uitgangspunt 75 trajecten van circa 15 dagen per traject. De inzet van de kenniscoaches blijkt achteraf dus lager dan vooraf werd verwacht. In zekere zin is er sprake van een paradox. Enerzijds is de vraag naar de inzet van kenniscoaches achtergebleven bij de verwachtingen. Anderzijds blijkt bij de inzet van een kenniscoach de effectiviteit ervan: opdrachtgevers van kenniscoaches gaven aan dat het uitwerkingsproces een impuls heeft gekregen (zie kader).

Samenvattend beeld behoefte aan kenniscoaches
Om te verkennen welke overwegingen ten grondslag lagen aan de inzet van een kenniscoach in een regio is halverwege het programma een evaluatie uitgevoerd, waarbij zowel een aantal regio’s (opdrachtgevers) als de kenniscoaches zelf zijn bevraagd (opdrachtnemer). Op basis van de inventarisatie naar de (overwegingen en) behoeften aan kenniscoaches komt het volgende samenvattende beeld naar voren:

• Vraag en aanbod sloten niet volledig op elkaar aan:
  o Er was slechts een beperkte hulpvraag en deze werd zoveel mogelijk in de eigen regio of het eigen netwerk opgelost;
  o Er was behoefte aan uitvoeringscapaciteit (handjes) en concrete inhoudelijke oplossingen, minder aan coaching;
• Het aspect veiligheid was erg belangrijk. De inzet van een kenniscoach bleek voor de deelnemers en hun organisaties op onderdelen minder veilig te voelen dan een adviseur of collega bij andere organisatie of regio;
• Besluitvorming inzet kenniscoach binnen eigen organisatie of regio bleek in een aantal gevallen een belemmering te zijn. Vaak bleek het nodig om anderen te overtuigen van nut en noodzaak. Dat vraagt lef en doorzettingsvermogen;
• De beschikbaarheid aan geld speelde geen doorslaggevende rol. In de praktijk werden in de sector nog steeds op grote schaal externe adviseurs ingehuurd;
• Het beeld van het programma kenniscoaches was mogelijk te weinig “voor en door de regio zelf” (bottom-up) en wellicht te veel een “instrument uit de koker van de (kennis)koepels”

Mede op basis van de evaluatie werden de activiteiten van het programma kenniscoaches in 2014 verbreed met:

• Regionale bijeenkomsten, gericht op kennisoverdracht proeftuinen en onderzoekenIn proeftuinen ontwikkelen regionale beheerders methodes voor doelmatig stedelijk waterbeheer. STOWA en Stichting RIONED ondersteunen met kennis en geld.
• Collegiaal advies: reflectie en feedback op basis van ervaringskennis door een bredere groep deskundige ambtenaren dan de 15 kenniscoaches;
• Ontwikkeltraject ambtelijke coördinatoren regionale samenwerkingsverbanden waterketen, gericht op sturing en regie in de voortgang en resultaat in de samenwerking;
• Ontwikkeltrajecten met regionaal team van professionals, gericht op persoonlijke vaardigheden, effectief communiceren en vergadertechnieken.

Met de verbreding van het programma werd de reikwijdte en effectiviteit van het programma verder vergroot.

Conclusies
De regionale uitwerking van de afspraken in het bestuursakkoord water zijn in volle gang. De realisatie van de doelstellingen uit het bestuursakkoord in 2020 ligt in het verschiet (Zie VNG-ledenbrief). Zonder uitzondering wordt in elke regio samen gewerkt aan de uitvoering van beheertaken in de waterketen en het stedelijk waterbeheer. Het tempo en de invulling verschillen per regio.

Ten behoeve van de regionale uitwerking van het bestuursakkoord water werden in 2012 kenniscoaches ingesteld. Met de ervaringskennis en coachende vaardigheden van de kenniscoaches ondersteunden zij gemeenten, waterschappen en drinkwaterbedrijven. Hiermee hielpen zij de partijen een stap verder en hebben daarmee de doelrealisatie van het bestuursakkoord water dichterbij gebracht.

Kenniscoaches zijn een nieuw fenomeen in de watersector. De ervaring heeft geleerd dat het een effectief instrument is om kennisdoorwerking te realiseren en samenwerkingsprocessen te versnellen. Een kenniscoach bleek met recht een katalysator. Het vraaggestuurd karakter van kenniscoaches was tegelijkertijd een kracht en een kwetsbaarheid. Voor coaching is het aspect veiligheid van groot belang. De vragende partijen moesten dus echt zelf willen (verbeteren). Een aanbod gestuurde opzet van kenniscoaches paste daar niet bij. Tegelijkertijd zorgt het vraaggestuurde karakter er ook voor dat vragen mogelijk achterwege bleven, omdat het gevoel van veiligheid ontbrak, of een probleem nog niet (h)erkend werd. Zoals een bekende voetballer al zei: “je ziet het pas als je het door hebt”.

Een belangrijk resultaat van het programma kenniscoaches is dat kennis over de inhoud en het proces (de zachte kant van samenwerken) van de regionale samenwerking aan het stedelijk waterbeheer in vrijwel elke regio werd toegepast. Dat is gebeurd via de kenniscoaches zelf, de ambtelijke coördinatie van de regio’s en de regionale teams van professionals. De kennis en ervaring die in het programma kenniscoaches is opgedaan en in eerste instantie bij een kleine groep kenniscoaches aanwezig was, vond daarmee zijn weg in de verschillende regio’s.

Al met al kan geconcludeerd worden dat met het programma kenniscoaches een nieuwe manier van ‘capacity building’ is geïntroduceerd in de waterketensector. Daarmee heeft het programma zowel bijgedragen aan de inhoudelijke doelstellingen van het Bestuursakkoord Water (doelmatigheid), het verstreken van de regionale samenwerking tussen gemeenten, waterschappen en waterbedrijven en hiermee aan het verminderen van de personele kwetsbaarheid van organisaties. De balans tussen een vraaggestuurd en meer aanbodgerichte benadering is een belangrijk punt van aandacht gebleken.

Meer in het algemeen lijkt er sprake van een discrepantie tussen de roep om veranderingsprocessen te faciliteren en het daadwerkelijk gebruik van begeleiding, handreikingen, best practises e.d. Leren van elkaar lijkt de meest succesvolle ondersteuning. Meer onderzoek kan hierop meer licht werpen.

Voor herhaling vatbaar?
Bij de afronding van een programma zoals dat van de kenniscoaches dient de vraag zich aan of het fenomeen kenniscoaches voor herhaling vatbaar is en interessant is voor andere beleidsvelden. Wij beantwoorden deze vraag hier voor andere thema’s in de watersector. Bij de start van het programma in 2011 was er behoefte aan ervaringskennis gericht op het verbeteren en bevorderen van regionale samenwerking. De komende jaren zien wij in de watersector verschillende urgente beleidsonderwerpen, waarbij mogelijk een vergelijkbare soort behoefte ontstaat: Klimaatadaptatie (aanpak wateroverlast en droogte), waterkwaliteit en de implementatie van de Omgevingswet.

Wij denken dat voor het uitwisselen van kennis en ervaring over vormen van lokale en regionale samenwerking tussen overheden onderling en met bijvoorbeeld inwoners, bedrijven, woningcorporaties, hoveniers en tuincentra’s een vorm van collegiale coaching zinvol kan zijn. Het is daarbij de vraag of dat zinvol is in de vorm van een transactie tussen een vragende en aanbiedende partij of dat een meer open en aanbod gestuurde netwerk aanpak passend is. Als het gaat om behoeften aan meer technisch inhoudelijke kennis dan achten wij een adviesvraag aan een advies-, ontwerp- of ingenieursbureau meer op zijn plaats.
 
Gert Dekker is coördinator programma kenniscoaches Stichting RIONED en adviseur Ambient
Hugo Gastkemper is directeur Stichting RIONED en initiatiefnemer van het programma kenniscoaches