Herken de risicosignalen!

Fleur Elderhorst en Esther Spetter over transparantie, het herkennen van risicosignalen en de kracht van een gerichte gespreksvoering.

Gebrek aan grip
Het aantal verbonden partijen (en andere financiële relaties) waar publieke organisaties mee te maken hebben neemt per jaar sterk toe. Natuurlijk gaat er in gemeenten veel goed, maar in de samenwerking met verbonden partijen ontbreekt helaas soms het overzicht en de grip. Met deze toename van verbonden partijen en het geld dat hierin omgaat worden ook de inhoudelijke en financiële risico's voor gemeenten nijpender.

Daarom is het essentieel dat er aan de voorkant, bij de oprichting van verbonden partijen, duidelijke afspraken worden gemaakt. Daarnaast hebben gemeenteraden die toezicht moeten houden vaak het gevoel grip en inspraak te missen. Het tijdig betrekken van de gemeenteraad is nodig: zodat die heldere kaders vooraf kan meegeven; tussentijds de mogelijkheid krijgt tot het geven van bijvoorbeeld een zienswijze op de begroting en achteraf adequaat wordt geïnformeerd over behaalde resultaten en de ontwikkeling van het risicoprofiel van een verbonden partij en de wijze waarop toezicht wordt gehouden (toezichtsregime).

Transparantie
Wat nogal eens gebeurt uit het oogpunt van kostenbesparing, is dat een gemeen-schappelijke regeling wordt opgericht door meerdere gemeenten en dat mensen, taken en IT-systemen in de nieuwe organisatie die dan ontstaat, worden samengevoegd. Tegelijkertijd is men vooraf niet kritisch genoeg op wat er nodig is om tot een kwalitatief goede en flexibele organisatie met heldere doelstellingen en goede processen. Bij gebrek hieraan - en doordat IT- systemen niet aansluiten - kun je simpelweg wachten op de problemen.

Als je zaken aan de voorkant niet goed regelt kunnen geplande besparingen zich uiteindelijk zelfs tot extra kostenpost transformeren. Als een gemeente hier aan de voorkant geen risicobuffer voor heeft aangehouden, zal er een tekort aan de raad gepresenteerd moeten worden dat het gevoel van gebrek aan grip versterkt.

Herken risicosignalen
Elke gemeente heeft een aantal momenten in het jaar waarop verbonden partijen worden gemonitord. Hierbij is het essentieel dat de juiste vragen worden gesteld. Een helder toetsingskader is hierbij cruciaal. Met behulp van dit kader wordt vastgesteld hoe de governance bij de verbonden partijen is georganiseerd, hoe de checks-and-balances zijn geregeld, of de doelen helder zijn, of de verantwoording adequaat is en of de belangrijke financiële indicatoren in beeld zijn. Hierdoor kunnen bepaalde zaken aan het licht komen, zoals conflicterende rollen die door één persoon worden vervuld, stukken die niet tijdig geleverd zijn of cruciale informatie die ontbreekt.

Helaas blijkt in de praktijk vaak dat gemeenten onvoldoende tijd hebben om risicomanagement adequaat op te pakken. Soms ontbreekt er ook kennis, waardoor belangrijke risicosignalen worden gemist. Om inzicht te krijgen in de (financiële) situatie bij een verbonden partij kan allereerst aan de hand van indicatoren een risicoprofiel worden opgesteld. Dat bepaalt of er extra maatregelen genomen moeten worden. Meer toezicht, gerichte gespreksvoering en het checken van rapportages zijn belangrijk. Transparantie is steeds het kernwoord.

Goed voorbeeld doet volgen
Een goed voorbeeld van toezicht vanuit de gemeenten op verbonden partijen zie je in Brabant, waar vanuit de deelnemende gemeenten in verschillende samenstelling wordt samengewerkt. De kennis wordt vervolgens aan tafel met de overige gemeenten gedeeld. Kennis die bij grote gemeenten vaker voorhanden is, wordt dan op de kleinere gemeenten overgebracht. In de ideale samenwerking met een verbonden partij is er goed toezicht en functioneert de governance structuur naar behoren.

Over de auteurs
Fleur Elderhorst heeft een passie voor financieel haalbare en financierbare business cases. Hierbij heeft ze oog voor allocatie en beheersing van risico's. Ze heeft ruime ervaring binnen de publieke sector als financier en strategisch adviseur Financiën, Ruimte & Vastgoed en is trainer bij Naris Risk Academy en VNG academie.

Esther Spetter verdiept zich al jaren in de uitdagingen rondom governance en sturingsvraagstukken binnen de publieke sector. Ze is een ervaren (interim) manager en toezichthouder in publieke domein met visie op control en governance vraagstukken. Tevens is ze trainer bij o.a. Naris Risk Academy en SBO.