| Contractbeheer | - Vastleggen van klantgegevens in basissystemen voor administratie en dienstverlening
- Uitvoering van overeenkomsten en communicatie met klanten
- Versturen en innen van facturen en betalingsverzoeken
- Beantwoorden van vragen van klanten
| - Naam en contactgegevens van contactpersonen, bestuurders, vertegenwoordigers en (pseudo) UBO’s
- Functie
- KvK-nummer, organisatiegegevens
- Klantnummer
- IBAN
| Niet van toepassing | Wettelijke verplichting (artikel 6.1.c AVG) – Boek 2 Burgerlijk Wetboek, Wet op het financieel toezicht (vergunningsvoorwaarden en administratieplicht); fiscale bewaarplichten. |
| Identificatie en Verificatie | - Vaststellen van de identiteit van vertegenwoordigers en (pseudo) UBO’s van klanten, conform de wettelijke verplichting tot cliëntenonderzoek op grond van de Wwft, met als doel het voorkomen van witwassen en terrorismefinanciering.
| - Voorletters en achternaam
- Contactgegevens
- Geboortedatum en geboorteplaats
- Adres (indien betrokkene kiest voor het fysiek uitvoeren van het ID&V proces)
- Kopie ID-bewijs
- BSN (voor bestuurders van organisaties die een termijndeposito of betaalrekening hebben bij BNG, in het kader van de Nederlandse depositogarantie)
| Biometrische gegevens voor identificatie: gezichtsherkenning (indien betrokkene kiest voor het digitaal uitvoeren van het ID&V proces). | - Wettelijke verplichting (artikel 6.1.c AVG) – Artikel 3 lid 1 en 2 jo art. 33 Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft).
- Gebruik van biometrische gegevens: Toestemming van de betrokkene (artikel 6.1.a en artikel 9.2.a AVG).
|
| Customer Due Diligence (CDD) | - Opbouwen en bijhouden van een klantdossier
- Beoordelen van integriteit en risico’s van de klantrelatie
- Voldoen aan wettelijke verplichtingen op grond van de Wwft (voorkomen van witwassen en terrorismefinanciering), AMLR en Sanctiewet.
- Uitvoeren van integriteits- en fraudepreventie controles, waaronder:
- -VIS toets (Verificatie Identificatie Systeem): controle of het identiteitsdocument van de klant als gestolen, vermist of ongeldig geregistreerd staat;
- -EVA toets (Externe Verwijzings Applicatie): controle of de klant voorkomt in het interne of externe verwijzingsregister (IVR/EVR), onderdeel van het sectorbrede fraudepreventiesysteem
- Periodieke herbeoordeling van bestaande klanten.
- CDD maakt onderdeel uit van het bredere KYC-proces (Know Your Customer), dat alle stappen omvat om klanten te kennen en risico’s te beheersen.
| - Naam en contactgegevens van contactpersonen, bestuurders, vertegenwoordigers en (pseudo) UBO’s
- Geboortedatum en geboorteplaats
- Nationaliteit
- Kopie identiteitsdocument (incl. BSN indien wettelijk vereist)
- UBO-informatie (aard en omvang belang)
- Financiële gegevens (IBAN, transactiepatronen)
- Gegevens uit openbare bronnen (KvK, sanctielijsten, Politically Exposed Persons (PEP) informatie)
- Uitkomsten van integriteits- en fraudepreventie controles (zoals VIS/EVA), waaronder signaleringen over mogelijke onregelmatigheden met het identiteitsdocument of betrokkenheid bij eerdere incidenten.
| - Gegevens over mogelijke strafbare handelingen (Sanctielijst, vermoedens van fraude of terrorismefinanciering)
- Gegevens waaruit politieke opvattingen kunnen blijken (bijvoorbeeld informatie over politieke functies of partijbetrokkenheid)
- Een identiteitsdocument bevat een pasfoto. Wij verwerken deze uitsluitend in het kader van de Wwft. Wij verwerken de pasfoto niet met het doel om bijzondere persoonsgegevens zoals etnische afkomst vast te stellen.
| - Wettelijke verplichting (artikel 6.1.c AVG) – Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft), EU Anti Money Laundering Regulation (AMLR), Sanctiewet 1977, Wet op het financieel toezicht (Wft).
- Gegevens waaruit politieke opvattingen blijken: de persoonsgegevens zijn kennelijk door de betrokkene openbaar gemaakt (artikel 9.2.e AVG).
- Gegevens over mogelijke strafbare feiten (artikel 10 AVG) - verwerking van strafrechtelijke gegevens voor zover dit noodzakelijk is ter voldoening aan AML verplichtingen zoals bedoeld in de Wwft en AMLR.
|
| Adverse media screening | - Controleren op negatieve publiciteit over klanten en hun bestuurders, vertegenwoordigers en (pseudo) UBO’s om integriteitsrisico’s, kredietrisico’s en duurzaamheidsrisico’s (ESG) te identificeren en beheersen.
- Ondersteunen van de Customer Due Diligence (CDD)
| - Namen en geboortedata van bestuurders, vertegenwoordigers en (pseudo) UBO’s
- Functie / relatie met de klant
- Status of iemand een bestuurder, vertegenwoordiger of (pseudo) UBO is
- PEP- status
- Gegevens uit openbare bronnen (online en traditionele media)
- Resultaat van de check
| - Gegevens over mogelijke strafbare handelingen (bij berichten over fraude, corruptie, witwassen).
- Gegevens waaruit politieke opvattingen kunnen blijken (bijvoorbeeld informatie over politieke functies of partijbetrokkenheid).
| - Gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG) – het beheersen van integriteits-, krediet- en duurzaamheidsrisico’s. Dit is noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke verplichtingen voor een integere bedrijfsvoering (Wft, Wwft) en risicobeheer en om de financiële soliditeit en reputatie van de bank te beschermen.
- Gegevens waaruit politieke opvattingen blijken: de persoonsgegevens zijn kennelijk door de betrokkene openbaar gemaakt (artikel 9.2.e AVG).
|
| Standaard Bankverklaring (SBV) | - Opstellen en verstrekken van een SBV ten behoeve van de accountant van de klant, op verzoek van de klant ter verificatie van de financiële gegevens in de jaarrekening.
- Als bank bewijs leveren aan de accountant van de klant voor de juistheid van de financiële verslaglegging door de klant.
| - Naam en contactgegevens van de bevoegde vertegenwoordiger van de klant
- Instemming / verzoek om SBV aan de accountant te verstrekken (incl. ondertekenings-gegevens)
- Naam en contactgegevens accountant
| Niet van toepassing | Gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG) – het belang van de klant om de accountant een SBV te kunnen geven voor de jaarrekeningencontrole. |