| Registratie van meldingen | - Registreren van meldingen van (mogelijke) onregelmatigheden (integriteitsschendingen en misstanden) die via het interne of externe BNG-meldpunt worden ontvangen, door personen die in de context van hun werkgerelateerde activiteiten een vermoeden van een onregelmatigheid melden.
| - Voor- en achternaam melder (*)
- Contactgegevens melder (*)
- Omschrijving van de veronderstelde integriteitsschending of misstand
- Naam, functie, contactgegevens van personen die betrokken zijn bij de melding
- Datum, ondertekening van melding
- Gespreksopname van melding
- Schriftelijke weergave van gesprek waarin melding wordt gedaan
(*) Tenzij een melding op anonieme basis heeft plaatsgevonden | Er worden niet doelbewust bijzondere of strafrechtelijke gegevens verwerkt. Wel kan het voorkomen dat een melder of betrokkene uit eigen beweging informatie verstrekt waaruit bijzondere of strafrechtelijke gegevens blijken (bijvoorbeeld over vermeende strafbare feiten). | Voor meldingen die zien op misstanden:- Voldoen aan een wettelijke verplichting (artikel 6.1.c AVG en artikel 9.2.b AVG) – Artikel 2a Wet bescherming klokkenluiders
Voor meldingen die zien op integriteitsschendingen:- Gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG) – het onderzoeken van gedragingen die (mogelijk) een ernstig gevaar vormen voor de integere uitoefening van het bedrijf van BNG.
- Voor niet-doelbewuste verwerking van bijzondere persoonsgegevens: artikel 9.2.e AVG (persoonsgegevens zijn kennelijk door de betrokkene openbaar gemaakt).
|
| Onderzoek naar aanleiding van een melding | - Onderzoeken van relevante feiten en omstandigheden om te beoordelen of sprake is van een onregelmatigheid (‘voorlopig onderzoek’).
- Nader onderzoek uitvoeren naar de onregelmatigheid.
| - Naam en contactgegevens van personen en functionarissen die bij het onderzoek betrokken zijn (‘onderzoekers’)
- Interview- en gespreksverslagen
- Onderzoek naar gebruik van telecommunicatiemiddelen (bijv. e-mail, internet, telefonie)
- Observaties
- Informatie uit openbare bronnen
- Onderzoeksresultaten (is sprake geweest van een onregelmatigheid; zo ja, binnen welke context vond dit plaats, wie had hierin welke rol etc.).
- Onderzoeksresultaten kunnen – afhankelijk van de aard van de melding – allerlei soorten persoonsgegevens bevatten.
| - Onderzoeksresultaten en het onderzoeksrapport kunnen – afhankelijk van de aard van de melding – allerlei soorten bijzondere persoonsgegevens bevatten.
- Wanneer tijdens het onderzoek het vermoeden bestaat dat sprake is van een strafbaar feit, kan mogelijk aangifte worden gedaan bij de politie, een opsporingsdienst of het OM. Dan kan sprake zijn van het verwerken van persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten.
| Gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG) – het onderzoeken van gedragingen die (mogelijk) een ernstig gevaar vormen voor de integere uitoefening van het bedrijf van BNG. |
| Contact met de melder en/of de (juridisch) adviseur of vertrouwenspersoon die de melder bijstaat | - Onderhouden van contact met de melder en/of de (juridisch) adviseur of vertrouwenspersoon van de melder.
| - Naam en contactgegevens van de melder en/of (juridisch) adviseur of vertrouwenspersoon die de melder bijstaat
- Ontvangstbevestiging melding
- Interview- en gespreksverslagen van besprekingen met de melder, diens (juridisch) adviseur en/of contactpersoon
- Status updates
- Onderzoeksrapport
| - Onderzoeksresultaten en het onderzoeksrapport kunnen – afhankelijk van de aard van de melding – allerlei soorten bijzondere persoonsgegevens bevatten.
- Wanneer tijdens het onderzoek het vermoeden bestaat dat sprake is van een strafbaar feit, kan mogelijk aangifte worden gedaan bij de politie, een opsporingsdienst of het OM. Dan kan sprake zijn van het verwerken van persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten.
| Gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG) - het onderzoeken van gedragingen die (mogelijk) een ernstig gevaar vormen voor de integere uitoefening van het bedrijf van BNG. |
| Contact met degene aan wie een onregelmatigheid wordt toegeschreven (onderwerp van onderzoek) | - Onderhouden van contact met degene aan wie een onregelmatigheid wordt toegeschreven.
| - Naam en contactgegevens
- Interview- en gespreksverslagen van besprekingen met degene aan wie de onregelmatigheid wordt toegeschreven
- Onderzoeksrapport
| - Onderzoeksresultaten en het onderzoeksrapport kunnen – afhankelijk van de aard van de melding – allerlei soorten bijzondere persoonsgegevens bevatten.
- Wanneer tijdens het onderzoek het vermoeden bestaat dat sprake is van een strafbaar feit, kan mogelijk aangifte worden gedaan bij de politie, een opsporingsdienst of het OM. Dan kan sprake zijn van het verwerken van persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten.
| Gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG) - het onderzoeken van gedragingen die (mogelijk) een ernstig gevaar vormen voor de integere uitoefening van het bedrijf van BNG. |
| Contact met getuigen en andere personen die betrokken zijn in een onderzoek | - Onderhouden van contact met getuigen en andere personen die bij een onderzoek betrokken zijn.
| - Naam en contactgegevens
- Interview- en gespreksverslagen van besprekingen met de betreffende getuige of betrokkene
| Niet van toepassing | Gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG) - het onderzoeken van gedragingen die (mogelijk) een ernstig gevaar vormen voor de integere uitoefening van het bedrijf van BNG. |