Sollicitanten

Algemeen

Verwerking	Omschrijving / doeleinden	Categorieën van persoonsgegevens	Categorieën van bijzondere persoonsgegevens / strafrechtelijke gegevens	Grondslag
Verwerken, beoordelen en beheren van sollicitaties	Vinden van de meest geschikte kandidaat voor een vacature In behandeling nemen van sollicitaties Beoordelen of een sollicitant in aanmerking komt voor een positie binnen BNG Onderhouden van contact met de sollicitant	Voor- en achternaam Contactgegevens, zoals adres, telefoonnummer, e-mailadres Geboortedatum Geslacht CV Motivatiebrief Opleidingsniveau Professionele ervaringen Referenties Salarisindicatie Talenkennis Beschikbaarheid Gegevens die de sollicitant vrijwillig verstrekt, zoals foto, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit, hobby’s en interesses Eventuele aanvullende gegevens verstrekt via recruiters, headhunters, bemiddelingsbureaus of uitzendbureaus Informatie uit social media profielen, zoals LinkedIn	Niet van toepassing (tenzij uit eigen beweging door de sollicitant verstrekt)	Gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG) – het selecteren van geschikte sollicitanten en het kunnen communiceren met sollicitanten.
Voeren van sollicitatie gesprekken	Inplannen en afnemen van (online of fysieke) sollicitatiegesprekken	Voor- en achternaam Contactgegevens, zoals adres, telefoonnummer, e-mailadres Gegevens over beschikbaarheid en reisinformatie Gespreksnotities Informatie verkregen uit sollicitatiegesprekken Toegangspas / controle ID-bewijs (bij sollicitatiegesprekken op het kantoor van BNG)	Niet van toepassing	Gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG) – het plannen en houden van sollicitatiegesprekken om zo vast te stellen of een kandidaat geschikt en gemotiveerd is voor een functie.

Verwerking

Verwerken, beoordelen en beheren van sollicitaties

Omschrijving / doeleinden

Vinden van de meest geschikte kandidaat voor een vacature
In behandeling nemen van sollicitaties
Beoordelen of een sollicitant in aanmerking komt voor een positie binnen BNG
Onderhouden van contact met de sollicitant

Categorieën van persoonsgegevens

Voor- en achternaam
Contactgegevens, zoals adres, telefoonnummer, e-mailadres
Geboortedatum
Geslacht
CV
Motivatiebrief
Opleidingsniveau
Professionele ervaringen
Referenties
Salarisindicatie
Talenkennis
Beschikbaarheid
Gegevens die de sollicitant vrijwillig verstrekt, zoals foto, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit, hobby’s en interesses
Eventuele aanvullende gegevens verstrekt via recruiters, headhunters, bemiddelingsbureaus of uitzendbureaus
Informatie uit social media profielen, zoals LinkedIn

Categorieën van bijzondere persoonsgegevens / strafrechtelijke gegevens

Niet van toepassing (tenzij uit eigen beweging door de sollicitant verstrekt)

Grondslag

Gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG) – het selecteren van geschikte sollicitanten en het kunnen communiceren met sollicitanten.

Verwerking

Voeren van sollicitatie gesprekken

Omschrijving / doeleinden

Inplannen en afnemen van (online of fysieke) sollicitatiegesprekken

Categorieën van persoonsgegevens

Voor- en achternaam
Contactgegevens, zoals adres, telefoonnummer, e-mailadres
Gegevens over beschikbaarheid en reisinformatie
Gespreksnotities
Informatie verkregen uit sollicitatiegesprekken
Toegangspas / controle ID-bewijs (bij sollicitatiegesprekken op het kantoor van BNG)

Categorieën van bijzondere persoonsgegevens / strafrechtelijke gegevens

Niet van toepassing

Grondslag

Gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG) – het plannen en houden van sollicitatiegesprekken om zo vast te stellen of een kandidaat geschikt en gemotiveerd is voor een functie.

Pre employment screening

Verwerking	Omschrijving / doeleinden	Categorieën van persoonsgegevens	Categorieën van bijzondere persoonsgegevens / strafrechtelijke gegevens	Grondslag
Pre employment screening – in opdracht van BNG uitgevoerd door International Security Partners (ISP)	Controleren op integriteit en betrouwbaarheid van sollicitanten door: Laten invullen van een online integriteitsvragenlijst Verifiëren van identiteit en controleren of ID-documenten echt zijn en niet als vermist of gestolen geregistreerd staan Controleren van hoogst behaalde diploma via DUO om opleidingsclaims te bevestigen Uitvoeren van een referentencheck bij twee opgegeven referenties Aanvragen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) om strafrechtelijke risico’s te beoordelen Analyseren van CV en arbeidsverleden op volledigheid en aansluitende periodes Raadplegen van insolventieregister om financiële integriteit te toetsen. Controleren of sollicitant voorkomt op sanctielijsten	Voor- en achternaam Contactgegevens; Geboortedatum en geboorteplaats Kopie ID Diploma’s CV Arbeidsverleden Referenties Gegevens uitinsolventieregister Informatie uit integriteitsvragenlijst Resultaat van de toets	Mogelijk strafrechtelijke gegevens (VOG) Gegevens of iemand voorkomt op een sanctielijst	Gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG) – het belang van BNG om de betrouwbaarheid en integriteit van sollicitanten vast te stellen. De Wet op het financieel toezicht (Wft) en de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) verplichten banken om medewerkers op integriteit en betrouwbaarheid te toetsen. Screening tegen sanctielijsten vindt plaats als onderdeel van het gerechtvaardigd belang van BNG om integriteitsrisico’s te beheersen.
Pre employment screening – uitgevoerd door BNG	Controleren op integriteit en betrouwbaarheid van sollicitanten door: Nagaan of een sollicitant voorkomt in tuchtrechtelijke registers (schending bankierseed). Uitvoeren van een ‘EVA-toets’ om te controleren of er signalen van fraude of ernstige incidenten zijn binnen de financiële sector (toets aan het Incidenten-waarschuwingssysteem Financiële Instellingen) . Voldoen aan wettelijke verplichtingen uit de Wft en Wwft om risico’s op fraude, witwassen en integriteitsschendingen te beperken.	Voor- en achternaam Contactgegevens Resultaat van de toets	Externe verwijzings applicatie (EVA-toets) hit or no hit Informatie uit tuchtrechtelijke registers (schending bankierseed)	Gerechtvaardigd belang (Gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG) – het belang van BNG om de betrouwbaarheid en integriteit van sollicitanten vast te stellen. De Wet op het financieel toezicht (Wft) en de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) verplichten banken om medewerkers op integriteit en betrouwbaarheid te toetsen.

Verwerking

Pre employment screening – in opdracht van BNG uitgevoerd door International Security Partners (ISP)

Omschrijving / doeleinden

Controleren op integriteit en betrouwbaarheid van sollicitanten door:

Laten invullen van een online integriteitsvragenlijst
Verifiëren van identiteit en controleren of ID-documenten echt zijn en niet als vermist of gestolen geregistreerd staan
Controleren van hoogst behaalde diploma via DUO om opleidingsclaims te bevestigen
Uitvoeren van een referentencheck bij twee opgegeven referenties
Aanvragen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) om strafrechtelijke risico’s te beoordelen
Analyseren van CV en arbeidsverleden op volledigheid en aansluitende periodes
Raadplegen van insolventieregister om financiële integriteit te toetsen.
Controleren of sollicitant voorkomt op sanctielijsten

Categorieën van persoonsgegevens

Voor- en achternaam
Contactgegevens;
Geboortedatum en geboorteplaats
Kopie ID
Diploma’s
CV
Arbeidsverleden
Referenties
Gegevens uitinsolventieregister
Informatie uit integriteitsvragenlijst
Resultaat van de toets

Categorieën van bijzondere persoonsgegevens / strafrechtelijke gegevens

Mogelijk strafrechtelijke gegevens (VOG)
Gegevens of iemand voorkomt op een sanctielijst

Grondslag

Gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG) – het belang van BNG om de betrouwbaarheid en integriteit van sollicitanten vast te stellen. De Wet op het financieel toezicht (Wft) en de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) verplichten banken om medewerkers op integriteit en betrouwbaarheid te toetsen. Screening tegen sanctielijsten vindt plaats als onderdeel van het gerechtvaardigd belang van BNG om integriteitsrisico’s te beheersen.

Verwerking

Pre employment screening – uitgevoerd door BNG

Omschrijving / doeleinden

Controleren op integriteit en betrouwbaarheid van sollicitanten door:

Nagaan of een sollicitant voorkomt in tuchtrechtelijke registers (schending bankierseed).
Uitvoeren van een ‘EVA-toets’ om te controleren of er signalen van fraude of ernstige incidenten zijn binnen de financiële sector (toets aan het Incidenten-waarschuwingssysteem Financiële Instellingen) .
Voldoen aan wettelijke verplichtingen uit de Wft en Wwft om risico’s op fraude, witwassen en integriteitsschendingen te beperken.

Categorieën van persoonsgegevens

Voor- en achternaam
Contactgegevens
Resultaat van de toets

Categorieën van bijzondere persoonsgegevens / strafrechtelijke gegevens

Externe verwijzings applicatie (EVA-toets) hit or no hit
Informatie uit tuchtrechtelijke registers (schending bankierseed)

Grondslag

Gerechtvaardigd belang (Gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG) – het belang van BNG om de betrouwbaarheid en integriteit van sollicitanten vast te stellen. De Wet op het financieel toezicht (Wft) en de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) verplichten banken om medewerkers op integriteit en betrouwbaarheid te toetsen.

Succesvolle sollicitatie

Verwerking	Omschrijving / doeleinden	Categorieën van persoonsgegevens	Categorieën van bijzondere persoonsgegevens / strafrechtelijke gegevens	Grondslag
Doen van een aanbod	Doen van een aanbod aan succesvolle sollicitanten	Voor- en achternaam Contactgegevens Aanbiedingsdetails (toekomstig salaris, arbeidsvoorwaarden, functietitel, startdatum, werktijden etc.) Arbeidsovereenkomst Aanwijzing als insider (indien van toepassing)	Niet van toepassing	Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene voor het sluiten van de overeenkomst maatregelen te nemen (arbeidsovereenkomst) (artikel 6.1.b AVG).
Onboarding	Registreren van persoonsgegevens in het personeelsdossier Verwerken van gegevens voor salarisadministratie, vergoedingen en wettelijke verplichtingen	Voor- en achternaam Contactgegevens BSN Verificatie Bankrekeningnummer / kopie bankpas Opgaaf gegevens loonheffingen Reiskosten Thuiswerkvergoeding Kopie ID Contactpersoon voor noodgevallen	Gegevens over medische omstandigheden die relevant zijn voor het treffen van werkplekaanpassingen of het faciliteren van een veilige en toegankelijke werkomgeving.	Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene voor het sluiten van de overeenkomst maatregelen te nemen (arbeidsovereenkomst) (artikel 6.1.b AVG).
Toegang tot systemen en faciliteiten	Aanmaken en beheren van accounts voor toegang tot bedrijfsapplicaties Verstrekken toegangspas	Voor- en achternaam Zakelijk e-mailadres Zakelijk telefoonnummer Functie IP-adres	Niet van toepassing	Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene voor het sluiten van de overeenkomst maatregelen te nemen (arbeidsovereenkomst) (artikel 6.1.b AVG).
Communicatie en introductie	Opnemen nieuwe medewerkers in interne communicatiesystemen Ontvangen van informatie over de BNG organisatie Toezenden informatiepakketten over relevante compliance regelingen en procedures, informatie over de onboardingsdag etc.	Voor- en achternaam Contactgegevens Zakelijk e-mailadres	Niet van toepassing	Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene voor het sluiten van de overeenkomst maatregelen te nemen (arbeidsovereenkomst) (artikel 6.1.b AVG).

Verwerking

Doen van een aanbod

Omschrijving / doeleinden

Doen van een aanbod aan succesvolle sollicitanten

Categorieën van persoonsgegevens

Voor- en achternaam
Contactgegevens
Aanbiedingsdetails (toekomstig salaris, arbeidsvoorwaarden, functietitel, startdatum, werktijden etc.)
Arbeidsovereenkomst
Aanwijzing als insider (indien van toepassing)

Categorieën van bijzondere persoonsgegevens / strafrechtelijke gegevens

Niet van toepassing

Grondslag

Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene voor het sluiten van de overeenkomst maatregelen te nemen (arbeidsovereenkomst) (artikel 6.1.b AVG).

Verwerking

Onboarding

Omschrijving / doeleinden

Registreren van persoonsgegevens in het personeelsdossier
Verwerken van gegevens voor salarisadministratie, vergoedingen en wettelijke verplichtingen

Categorieën van persoonsgegevens

Voor- en achternaam
Contactgegevens
BSN
Verificatie Bankrekeningnummer / kopie bankpas
Opgaaf gegevens loonheffingen
Reiskosten
Thuiswerkvergoeding
Kopie ID
Contactpersoon voor noodgevallen

Categorieën van bijzondere persoonsgegevens / strafrechtelijke gegevens

Gegevens over medische omstandigheden die relevant zijn voor het treffen van werkplekaanpassingen of het faciliteren van een veilige en toegankelijke werkomgeving.

Grondslag

Verwerking

Toegang tot systemen en faciliteiten

Omschrijving / doeleinden

Aanmaken en beheren van accounts voor toegang tot bedrijfsapplicaties
Verstrekken toegangspas

Categorieën van persoonsgegevens

Voor- en achternaam
Zakelijk e-mailadres
Zakelijk telefoonnummer
Functie
IP-adres

Categorieën van bijzondere persoonsgegevens / strafrechtelijke gegevens

Niet van toepassing

Grondslag

Verwerking

Communicatie en introductie

Omschrijving / doeleinden

Opnemen nieuwe medewerkers in interne communicatiesystemen
Ontvangen van informatie over de BNG organisatie
Toezenden informatiepakketten over relevante compliance regelingen en procedures, informatie over de onboardingsdag etc.

Categorieën van persoonsgegevens

Voor- en achternaam
Contactgegevens
Zakelijk e-mailadres

Categorieën van bijzondere persoonsgegevens / strafrechtelijke gegevens

Niet van toepassing

Grondslag

Niet succesvolle sollicitatie

Verwerking	Omschrijving / doeleinden	Categorieën van persoonsgegevens	Categorieën van bijzondere persoonsgegevens / strafrechtelijke gegevens	Grondslag
Talentpool	Sollicitanten kunnen benaderen voor toekomstige vacatures binnen BNG. Het profiel van sollicitanten beoordelen en matchen met toekomstige functies Contact onderhouden over relevante ontwikkelingen of passende functies Het recruitmentproces optimaliseren door inzicht in beschikbare talenten.	Voor- en achternaam Contactgegevens CV en motivatiebrief Salarisindicatie Wensen en voorkeuren toekomstige functies	Niet van toepassing (tenzij uit eigen beweging door de sollicitant verstrekt)	Toestemming betrokkene (artikel 6.1.a AVG)

Verwerking

Talentpool

Omschrijving / doeleinden

Sollicitanten kunnen benaderen voor toekomstige vacatures binnen BNG.
Het profiel van sollicitanten beoordelen en matchen met toekomstige functies
Contact onderhouden over relevante ontwikkelingen of passende functies
Het recruitmentproces optimaliseren door inzicht in beschikbare talenten.

Categorieën van persoonsgegevens

Voor- en achternaam
Contactgegevens
CV en motivatiebrief
Salarisindicatie
Wensen en voorkeuren toekomstige functies

Categorieën van bijzondere persoonsgegevens / strafrechtelijke gegevens

Niet van toepassing (tenzij uit eigen beweging door de sollicitant verstrekt)

Grondslag

Toestemming betrokkene (artikel 6.1.a AVG)

Overig

Verwerking	Omschrijving / doeleinden	Categorieën van persoonsgegevens	Categorieën van bijzondere persoonsgegevens / strafrechtelijke gegevens	Grondslag
Organiseren of deelnemen aan recruitment evenementen	Potentiële kandidaten ontmoeten en informeren over werken bij BNG. Contactgegevens en CV’s verzamelen om vervolgcontact mogelijk te maken. Beeldopnames maken voor communicatie en sfeerimpressies van het evenement.	Voor- en achternaam Contactgegevens CV Overige gegevens die deelnemers aan het evenement vrijwillig verstrekken Beeldopnames (foto en film)	Niet van toepassing	Gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG) – het belang van BNG om geschikte kandidaten te werven en het recruitmentproces te ondersteunen.
Contact met (potentiële) sollicitanten	Beantwoorden van vragen en onderhouden van communicatie met (potentiële) sollicitanten via telefoon, e-mail of webformulier. Dit omvat het verstrekken van informatie over vacatures, sollicitatieprocedures en het beantwoorden van algemene vragen.	Voor- en achternaam Contactgegevens Inhoud van het bericht of vraag Registratie van contactmomenten	Niet van toepassing	Gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG) – Het belang van BNG om sollicitanten goed te informeren en het wervingsproces efficiënt te laten verlopen.

Verwerking

Organiseren of deelnemen aan recruitment evenementen

Omschrijving / doeleinden

Potentiële kandidaten ontmoeten en informeren over werken bij BNG.
Contactgegevens en CV’s verzamelen om vervolgcontact mogelijk te maken.
Beeldopnames maken voor communicatie en sfeerimpressies van het evenement.

Categorieën van persoonsgegevens

Voor- en achternaam
Contactgegevens
CV
Overige gegevens die deelnemers aan het evenement vrijwillig verstrekken
Beeldopnames (foto en film)

Categorieën van bijzondere persoonsgegevens / strafrechtelijke gegevens

Niet van toepassing

Grondslag

Gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG) – het belang van BNG om geschikte kandidaten te werven en het recruitmentproces te ondersteunen.

Verwerking

Contact met (potentiële) sollicitanten

Omschrijving / doeleinden

Beantwoorden van vragen en onderhouden van communicatie met (potentiële) sollicitanten via telefoon, e-mail of webformulier. Dit omvat het verstrekken van informatie over vacatures, sollicitatieprocedures en het beantwoorden van algemene vragen.

Categorieën van persoonsgegevens

Voor- en achternaam
Contactgegevens
Inhoud van het bericht of vraag
Registratie van contactmomenten

Categorieën van bijzondere persoonsgegevens / strafrechtelijke gegevens

Niet van toepassing

Grondslag

Gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG) – Het belang van BNG om sollicitanten goed te informeren en het wervingsproces efficiënt te laten verlopen.