Vragen en antwoorden BNG Digitaal Archief

Inhoudsopgave

Contents

Automatic

Welke informatiesoorten vind ik in BNG Digitaal Archief?

BNG Digitaal Archief bevat de volgende informatiesoorten: rekeningafschriften, rentenota’s, rentespecificaties en tariferingnota’s.

Wat is de juridische status van digitale informatie?

Wettelijk worden er geen vereisten gesteld aan de wijze van verstrekking van rekeninginformatie. Qua bewijskracht is er in principe dan ook geen verschil tussen elektronische en papieren informatie. Wel is de manipuleerbaarheid van informatie van belang. Het door de BNG verstrekte PDF-formaat is niet manipuleerbaar zonder het nalaten van een concreet spoor.  U kunt dus zonder meer uw papieren informatiestroom stopzetten.

Heb ik nog papieren informatie nodig?

Alle documenten in BNG Digitaal Archief worden in PDF-formaat aangeboden. PDF is niet-manipuleerbaar. Veranderingen laten altijd een elektronisch spoor achter. Verder is het PDF-formaat qua opmaak exact gelijk aan de papieren informatie. U kunt dan ook zonder problemen de papieren informatie stopzetten.

U behoudt de mogelijkheid om naast de digitale informatie, papieren informatie te blijven ontvangen. Vanaf 1 september 2007 brengen wij hiervoor kosten in rekening. U ontvangt jaarlijks een gratis papieren overzicht van de begin en eindstand van uw rekeningen.

Hoe werkt de e-mailfunctie precies?

Optioneel is het mogelijk om dagelijks, indien informatie beschikbaar is, alle informatie in PDF via e-mail te ontvangen. Per informatiesoort wordt 1 e-mailbericht verstuurd met bijvoorbeeld alle rekeningafschriften van de voorgaande dag. U kunt deze vervolgens zelf verspreiden of opslaan binnen uw organisatie. Wanneer u meer dan 10 rekeningen heeft adviseren wij geen gebruik te maken van deze functie vanwege de grootte van de e-mail berichten. In dit geval kunt u beter online in Digitaal Archief de informatie zelf ophalen.

Kan ik ook meerdere e-mailadressen opgeven?

Eén relatie kan één e-mailadres opgeven. Wel is het mogelijk om zelf e-mails automatisch door te sturen door een ‘rule’ vast te leggen in bijvoorbeeld Outlook. U kunt hierbij sturen op afzender of onderwerp. Het onderwerp kent per informatiesoort een vaste opmaak.

Mijn collega die de e-mail ontvangt gaat op vakantie. Hoe los ik dit op?

Door een 'rule' vast te leggen in bijvoorbeeld Outlook kunt u eenvoudig uw mail automatisch laten doorsturen naar een collega. U kunt hierbij selecteren op de afzender van de e-mailberichten. Ook is het mogelijk uw collega (beperkte) toegang te geven tot (een deel van) uw mailbox. Uiteraard kan iedere gebruiker met een smartcard online de informatie raadplegen, printen en/of downloaden in BNG Digitaal Archief zelf. Wel dient uw Locale Applicatie Beheerder vooraf de applicatie per gebruiker open te zetten.

Wat houdt de functie 7-jaars archief precies in?

Wij bieden u standaard alle informatie tot 13 maanden terug. Het 7-jaars Archief maakt het mogelijk om de gehele wettelijke bewaartermijn van 7 jaar terug te kijken. U hoeft hierdoor zelf geen archief meer op te bouwen. De historie van BNG Digitaal Archief gaat terug tot 1 oktober 2006.

BNG Digitaal Archief of BNG Betalingsverkeer?

BNG Digitaal Archief is bedoeld als vervanger van de huidige formele papieren informatie. Het is dan ook geen vervanging maar een aanvulling op BNG Betalingsverkeer. U gebruikt BNG Betalingsverkeer vooral voor het dagelijkse rekeningbeheer. BNG Digitaal Archief is voor de accountant en de navragen achteraf. Afgezien van het formaat en de opmaak zijn de rekeningafschriften in BNG Digitaal Archief en BNG Betalingsverkeer inhoudelijk exact gelijk.

Kan ik ook funtiescheiding hanteren in BNG Digitaal Archief?

Nee, dit is niet mogelijk. Elke gebruiker heeft toegang tot alle rekeninginformatie van uw organisatie. BNG Betalingsverkeer biedt deze mogelijkheden uiteraard wel. Per gebruiker kunt u de toegang tot en bevoegdheden van 1 of meerdere rekeningen instellen. Het rekeningafschrift uit BNG Betalingsverkeer is inhoudelijk exact gelijk aan het afschrift in Digitaal Archief en is bovendien al vanaf 7:00u ’s ochtends beschikbaar. Wij adviseren u BNG Betalingsverkeer voor uw operationele proces te gebruiken.

Heb ik nog kopie afschriften nodig?

Het is in principe niet meer nodig om kopie afschriften af te nemen. Het is vanaf verschillende locaties mogelijk om BNG Digitaal Archief te raadplegen. Verder is het eenvoudig om afschriften via de mail verspreiden. Wij adviseren u het gebruik van BNG Digitaal Archief en BNG Betalingsverkeer op een handige wijze te combineren. De rekeningafschriften zijn namelijk inhoudelijk identiek.

Kan ik ook uitgebreid zoeken in BNG Digitaal Archief?

U kunt eenvoudig het gewenste document zoeken door specifiek het rekeningnummer, informatiesoort of een periode aan te geven. U kunt via BNG Digitaal Archief niet inhoudelijk op mutaties zoeken. BNG Betalingsverkeer biedt wel uitgebreide zoekmogelijkheden op bedragen over meerdere rekeningen tegelijk.

Waarom betaal ik ineens kosten voor mijn papieren informatie?

Het beleid van de BNG is erop gericht om gegevensuitwisseling waar mogelijk op de efficiëntste en kostenvoordeligste wijze uit te voeren. Op deze wijze kunnen wij onze dienstverlening tegen zo laag mogelijke kosten aanbieden. Voor betalingen zijn wij al in 2005 overgestapt op 100% elektronische aanlevering. Met BNG Digitaal Archief maken wij nu ook deze stap aan de informatiekant. Dit blijft voor u gratis. Extra bieden wij u nog de mogelijkheid om papieren informatie te ontvangen. Hiervoor rekent de BNG vanaf 1 september een kostendekkend tarief. U kunt deze papieren informatiestroom echter met een gerust hart uitzetten.

 

Trefwoorden: Tags:  
 

 Content Query